體系建設(shè)的第一步是策劃工作，就是通過(guò)討論，確定我們要建一個(gè)什么的樣的體系，這個(gè)體系從文件結(jié)構(gòu)上具體是個(gè)什么樣子？
一、體系架構(gòu)設(shè)計(jì)的主要工作內(nèi)容
體系架構(gòu)設(shè)計(jì)最直觀的體現(xiàn)和輸出就是體系文件的結(jié)構(gòu)。
對(duì)于體系結(jié)構(gòu)，法規(guī)沒(méi)有特別要求，倡導(dǎo)依據(jù)公司的實(shí)際情況，合理設(shè)計(jì)。目的是為提高工作效率、提升產(chǎn)品質(zhì)量，規(guī)范工作，確保過(guò)程受控。
質(zhì)量管理體系的組織結(jié)構(gòu)，與所謂的公司行政架構(gòu)存在一定的差別，具體體現(xiàn)在公司的行政架構(gòu)分為領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、執(zhí)行層，是為了公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)所配套的各個(gè)部門(mén)。
領(lǐng)導(dǎo)層是制定公司戰(zhàn)略發(fā)展方向，描繪公司發(fā)展藍(lán)圖，配置相關(guān)資源；管理層是根椐領(lǐng)導(dǎo)層的戰(zhàn)略眼光，用錢(qián)用人，合理使用領(lǐng)導(dǎo)提供的相關(guān)資源，把領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略落到實(shí)處；執(zhí)行層就是咱們這些白領(lǐng)，說(shuō)白了就是干活，按公司要求執(zhí)行生產(chǎn)、創(chuàng)造利潤(rùn)。
在生產(chǎn)這條線外，公司還根據(jù)需要，以及按照國(guó)家相關(guān)要求配置一些如財(cái)務(wù)、黨群工作、公會(huì)、團(tuán)委等部門(mén)。
但質(zhì)量管理體系的架構(gòu)，只是從保證產(chǎn)品質(zhì)量的角度來(lái)構(gòu)件整個(gè)公司的組織結(jié)構(gòu)，所以與產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量無(wú)關(guān)的部門(mén)是不需要納入質(zhì)量管理組織機(jī)構(gòu)的。
根據(jù)質(zhì)量管理的組織結(jié)構(gòu)，就可以對(duì)照制定公司的質(zhì)量管理體系的架構(gòu)了。前面說(shuō)過(guò)，質(zhì)量管理體系的架構(gòu)具體化，就是體系文件的結(jié)構(gòu)和層次。
常規(guī)的質(zhì)量管理體系結(jié)構(gòu)，按照組織機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)過(guò)來(lái)，有二層次、三層次、四層次三種。
至于具體采用哪種體系結(jié)構(gòu)，一般是根據(jù)公司規(guī)模、所需要編制的體系文件的數(shù)量來(lái)決定的。
如果一個(gè)公司規(guī)模小、業(yè)務(wù)比較單一，那把體系文件搞成三層次、甚至四層次就顯得太過(guò)復(fù)雜，不利于操作執(zhí)行，容易導(dǎo)致兩層皮，文件制定全面但難以有效落實(shí)。
如果一個(gè)公司有一定規(guī)模，且業(yè)務(wù)方向多，專業(yè)分工細(xì)，但體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)成兩個(gè)層次，就會(huì)顯得文件分不清楚主次，邏輯層次不明顯，體系文件容易出現(xiàn)未完全涵蓋，職責(zé)重疊、內(nèi)容重疊，甚至人人都管、人人都不管等現(xiàn)象，導(dǎo)致運(yùn)轉(zhuǎn)中產(chǎn)生混亂。
所以，體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則是能從文件上體現(xiàn)邏輯層次，類e明確，分工明確，像樹(shù)杈一樣，然后做到工作全覆蓋、無(wú)遺漏，無(wú)重疊。
二、二層次體系結(jié)構(gòu)是個(gè)什么樣子？
二層次體系結(jié)構(gòu)一般是質(zhì)量管理手冊(cè)加管理程序。一般適用于單位規(guī)模較小、組織機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的單位。
組織機(jī)構(gòu)一般是領(lǐng)導(dǎo)層、管理部門(mén)和技術(shù)部門(mén)并存，部門(mén)內(nèi)再無(wú)更小的行政劃分如班組、科室等。
二層次體系結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)就是簡(jiǎn)單。因此，在制定體系文件時(shí)候，一定要考慮充分，對(duì)影響產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量的活動(dòng)分析透徹，然后在質(zhì)量管理手冊(cè)下的宏觀要求下，將管理工作、技術(shù)工作分別制定程序，對(duì)各自工作做出明確要求。
相應(yīng)工作應(yīng)產(chǎn)生的記錄、表單等作為程序文件的附表。如工作涉及到設(shè)計(jì)圖紙、方案等，也應(yīng)歸為第二層次程序文件類。
因?yàn)橐话銌挝怀顺绦蛭募酝?，還有挺多文件、制度、規(guī)范、圖紙、技術(shù)規(guī)格書(shū)等，所以全都放入第二層次程序文件也不是很合適。
所以，該結(jié)構(gòu)只適用于單位規(guī)模小、業(yè)務(wù)單一的公司。
三、三層次體系結(jié)構(gòu)是個(gè)什么樣子？
三層次體系結(jié)構(gòu)是最常規(guī)、最普通的體系結(jié)構(gòu)。
第一層次文件為質(zhì)量管理手冊(cè)，第二層次為滿足各質(zhì)量管理要素的程序文件，由對(duì)應(yīng)職責(zé)的行政部門(mén)制定，用于規(guī)定各部門(mén)主要職責(zé)及管理工作流程。
第三層次是對(duì)第二層次程序文件的細(xì)化，用于具體各部門(mén)內(nèi)某崗位操作、或生產(chǎn)環(huán)節(jié)具體實(shí)施依據(jù)。如機(jī)械加工部門(mén)的焊接崗位、熱處理工序、試驗(yàn)室某項(xiàng)指標(biāo)的檢測(cè)等一般涉及到生產(chǎn)的單位。
第三層次文件的內(nèi)涵還遠(yuǎn)不止操作規(guī)程。作業(yè)文件（作業(yè)指導(dǎo)書(shū)）是一大類，除此之外，還有設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、崗位制度、工藝流轉(zhuǎn)單、程序記錄表單等。
總之，第三層次程序文件是用來(lái)指導(dǎo)、規(guī)定具體生產(chǎn)、細(xì)化到某個(gè)環(huán)節(jié)、工序的文件依據(jù)。
對(duì)應(yīng)常規(guī)組織機(jī)構(gòu)，第三層次作業(yè)文件是給行政部門(mén)下屬的生產(chǎn)車間、實(shí)驗(yàn)室、科室、班組使用的文件，是最基礎(chǔ)的文件。
記錄之所以放在第三層次，是因?yàn)橛涗浰阕饕淮箢?，或則作業(yè)文件執(zhí)行的結(jié)果，支撐材料，所以與作業(yè)文件平級(jí)。
四、四層次體系結(jié)構(gòu)是個(gè)什么樣子？
四層次體系結(jié)構(gòu)實(shí)際上是對(duì)三層體系結(jié)構(gòu)的拓展。主要區(qū)別是把質(zhì)量記錄拿出來(lái)單獨(dú)作為一個(gè)層次。
其實(shí)這個(gè)層次可以說(shuō)也很多類，也可以說(shuō)就一類。主要是根據(jù)第三層次作業(yè)文件、管理制度等產(chǎn)生的相應(yīng)記錄。
從邏輯層次上看，也的確存在隸屬的感覺(jué)，畢竟這個(gè)記錄是根據(jù)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的要求產(chǎn)生的。說(shuō)他是第四層次也是從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)的。
記錄究竟與作業(yè)文件平級(jí)，還是隸屬關(guān)系，法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有明確規(guī)定，事實(shí)上也不存在任何意義。
主要是看單位的理解。法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)只要求還有章可循、有據(jù)可耍鍬嫉囊庖逶謨謐匪蕁
究竟哪種體系結(jié)構(gòu)最好？還是那句話，沒(méi)有最好，只有更好，適合的才是最好的。
